Rechnungseingang und Bestellvorgänge online verwalten
Arbeitsabläufe in Teams oder mit Kunden erfordern ein abgestimmtes Vorgehen. Informationen müssen allen zur Verfügung stehen. Offene Aufgaben oder bereits erledigte Vorgänge müssen transparent sein, damit die Kommunikation in einem Projekt oder Unternehmen klappt.
Auch alltägliche Vorgänge wie die Kontrolle von Rechnungseingängen oder Bestellungen sind Arbeitsabläufe, die in einem Unternehmen organisiert werden müssen – gerade wenn Dokumente im Unternehmen an verschiedenen Stellen verarbeitet werden. Nicht immer können – oder müssen – diese Arbeitsabläufe aber mit Standardsoftware aus dem ERP System (Enterprise Resource Planning) abgebildet werden. Meist sind diese Lösungen teuer und nicht immer haben alle betroffenen Mitarbeiter Zugriff auf solche Systeme.
ShareYourWork – die Online Workflow Plattform – kann dazu verwendet werden auch solche Arbeitsabläufe innerhalb eines Teams schnell und einfach abzubilden. So können beispielsweise Rechnungseingänge oder Bestellvorgänge mit dieser Lösung erfasst und verwaltet werden.
Das folgende Tutorial zeigt, wie Sie selbst solche Arbeitsabläufe in ShareYourWork definieren und benutzen können.
Bestellvorgang & Rechnungseingang
Die Arbeitsabläufe für den Eingang von Dokumenten wie einer Bestellung oder einer Rechnung können mit einem Ablaufdiagramm beschrieben werden. Das folgende BPMN Diagramm zeigt den Ablauf einer Bestellung in einem Unternehmen. Die Bestellung wird hier erfasst, geprüft und versendet.
Der auf eine Bestellung folgende Rechnungseingang kann auf ähnliche Weise dargestellt werden. Hier wird die Eingangsrechnung erfasst und dann zur Bezahlung weitergeleitet. In Abhängigkeit des Zahlungsziels kann eine Rechnung meist zur Wiedervorlage zurückgelegt werden:
Häufig hängen die hier beschriebenen Arbeitsabläufe zusammen und werden meist nacheinander verarbeitet. So führt die Erfassung einer Bestellung zu einer Warenlieferung, die wiederum zu einer Eingangsrechnung führt.
Das bedeutet, dass ein abgeschlossener Arbeitsablauf "Bestellvorgang" direkt in den Arbeitsablauf "Wareneingang" oder "Rechnungseingang" überführt werden kann.
Die Online Workflow Plattform ShareYourWork unterstützt die hier beschriebenen Arbeitsabläufe und bietet verschiedene Möglichkeiten diese innerhalb eines Projektes abzubilden. Die Erstellung eines solchen Projektes wird im folgenden beschrieben.
Ein neues Projekt erstellen
Nachdem Sie sich über Ihre OpenID bei ShareYourWork angemeldet haben haben Sie die Möglichkeit ein neues Projekt zur Verwaltung Ihrer Rechnungseingänge oder Bestellungen anzulegen.
Wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Meine Projekte > neues Projekt“
Danach öffnet sich das Formular für die Erstellung eines neuen Projektes:
Geben Sie dem Projekt einen möglichst aussagekräftigen Namen der die dort zu erfassenden Arbeitsabläufe am besten beschreibt, z.B. den Namen einer Abteilung oder eines Funktionsbereichs. Unter diesem Namen wird das Projekt später angezeigt und Teammitglieder können auf das Projekt zugreifen.
Klicken Sie als nächstes auf den Reiter „Geschäftsprozesse“
Hier können Sie nun aus dem Verzeichnis die passenden Geschäftsprozesse auswählen. Wählen Sie dazu in der Rubrik:
public > de > office
die beiden Arbeitsabläufe
- Rechnungseingang
- Bestellungen
und speichern Sie das Projekt. Damit haben Sie den Rahmen für Ihren neuen Arbeitsablauf bereits geschaffen.
Neue Arbeitsabläufe starten
Nun können Sie beginnen einen Rechnungseingang oder einen Bestellvorgang in Ihrem Projekt zu erfassen. Öffnen Sie dazu das neu erstellte Projekt über den Menüpunkt „Meine Projekte > Meine Projekte anzeigen“ oder ziehen Sie das neue Projekt mit der Maus in ihren Toolbar auf der rechten Seite in die Rubrik „Meine Top Projekte“.
Sie sehen nun die aktuelle Aufgabenliste zum Projekt – diese ist jetzt natürlich noch leer.
Um eine neue Aufgabe zu starten klicken Sie auf „Aufgabe starten“. Sie sehen nun die beiden zuvor ausgewählten Geschäftsprozesse „Rechnungseingang“ und „Bestellung“ :
Starten Sie einen der beiden Aufgabentypen. Es öffnet sich daraufhin das entsprechende Formular zur Erfassung eines Bestellvorgangs oder eines Rechnungseingangs. In diesem können Sie die notwendigen Informationen erfassen:
In das Feld Bemerkung können weitere relevante Informationen erfasst und dokumentiert werden.
Im Abschnitt "Workflow" am unteren Rand des Formulars können Sie den Vorgang speichern oder in einen definierten neuen Status überführen. Dazu werden Ihnen je nach Status des Vorgangs unterschiedliche Schaltflächen angezeigt. Wird eine neue Bestellung beispielsweise erfasst kann diese zunächst nur weitergeleitet werden. Später können die Teammitglieder des Projektes den Vorgang weiter bearbeiten und die Bestellung entweder freigeben oder ablehnen. Die angezeigten Schaltflächen ändern sich also im Verlaufe des Geschäfsprozesses.
Die Aufgabenliste
Sobald Sie den neuen Vorgang gespeichert haben wird Ihnen dieser zusammen mit bereits erfassten Vorgängen in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.
Haben Sie einmal mehrere Aufgaben zu einem Projekt erfasst, können Sie den Fortschritt jederzeit über die Aufgabenlisten einsehen. Über die Funktion "Historie" können Sie auch den Verlauf zu einem Geschäftsvorgang einsehen.
Es stehen unterschiedliche Listen zur Verfügung. Damit wird es einfacher, aktuelle oder noch zur Bearbeitung offene Aufgaben abzurufen. Über das Menü „Meine Aufgaben“ können die Listen aufgerufen werden.
Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie über die Archiv Funktion archiviert werden. Selbstverständlich kann man eine Aufgabe auch jederzeit wieder aus dem Archiv holen und erneut bearbeiten.
Benutzerverwaltung – Teammitglieder
Die Benutzerverwaltung können Sie für jedes Projekt selbst vornehmen. Sie können neue Teammitglieder hinzufügen, sofern Sie dessen Nutzernamen kennen oder ihn einfach per Email einladen.
Öffnen Sie dazu das bereits erstellte Projekt über den Menüpunkt „Meine Projekte“ und wechseln Sie auf den Reiter „Einladungen“ um weitere Teammitglieder einzuladen.
Die Rechtevergabe ist bei ShareYourWork sehr einfach. Im Grunde gilt – alle Teamitglieder arbeiten in einem Projekt zusammen. Das bedeutet, dass Sie zwar eine einzelne Aufgabe zur Bearbeitung übernehmen können, nicht jedoch andere von einem Vorgang ausschließen.
Letztendlich ist dies durch den übergeordneten Geschäftsprozess geregelt. Also dem Workflow. Ist dieser sehr einfach, wie im Beispiel des Rechnungseingangs, können alle Teammitglieder eine Aufgabe jederzeit bearbeiten oder abschließen. In anspruchsvolleren Geschäftsprozessen ist es aber auch möglich die Bearbeitung vorübergehend nur durch die Projektverantwortlichen durchführen zu lassen.
Um Aufgaben in unterschiedlichen Teams zu verwalten, können Sie für jeden Bereich ein eigenes Projekt anlegen und so die Bearbeitung aufteilen.
Geschäftsprozesse ändern
Soll die Arbeitsweise in einem Projekt verändert werden, können einem Projekt jederzeit neue Geschäftsprozesse zugewiesen werden. Über das Bearbeiten eines Projektes kann in der Rubrik „Geschäftsprozesse“ die Auswahl der Workflows verändert werden.
Über die Auswahl aus einer Liste können einzelne Workflows per Drag& Drop in das Projekt übernommen werden. Danach stehen diese allen Teammitgliedern zur Verfügung. Jedem Workflow ist dabei auch ein entsprechendes Formular zugeordnet, das den jeweiligen Arbeitsablauf optimal utnerstützt.
Kommunikation im Projekt
ShareYourWork versucht die Kommunikation in einem Projekt zu vereinfachen und verzichtet daher weitgehend auf Email. Aktuelle Aufgaben können über die Aufgabenlisten von allen Teammitglieder abgerufen und bearbeitet werden. Eine einzelne Aufgabe kann dabei beliebig viele Informationen enthalten. Auch wird automatisch dokumentiert, wer wann eine Aufgabe bearbeitet hat. So sind alle Teamitglieder stets auf dem aktuellen Stand. Sollen über die definierten Prozesse hinaus Informationen innerhalb eines Projektes ausgetauscht werden, kann auf die Projekt Notiz zurückgegriffen werden. Das sind kleine Projekt-Nachrichten die jedes Teamitglied erstellen kann. Die Notizen werden auf der Statseite automatisch angezeigt.
Um den Empfängerkreis muss man sich dabei keine Gedanken machen. ShareYourWork verteilt die Information automatisch an alle Teamitglieder des jeweiligen Projektes.
Hat man eine Nachricht gelesen kann man diese natürlich auch aus der persönlichen News Seite löschen.
Über Projektnachrichten lassen sich also einfach und schnell Informationen im Team austauschen. Sei es der Hinweis auf einen fälligen Termin, die Bereitstellung eines neuen Formulars oder das erfolgreiche Erreichen des Projektziels.
ShareYourWork will hier ganz bewusst nicht die eingefahrenen Kommunikationswege eines Teams mit einem neuen Tool erweitern. Instant Messaging, Foren oder Email sollen weiterhin von einem Team so verwendet werden wie gewohnt. Das Ziel ist es projektrelevanten Informationen in Form von Aufgaben und Prozessen innerhalb eines Projektes zu dokumentieren. Für alles andere greift man besser direkt zum Telefon oder einem IM Client.
Wie geht es weiter?
ShareYourWork ist eine neue Online Workfow Plattform die einen anderen Weg geht, um Projekte online im Team zu verwalten. Durch die Auswahl von Geschäftsprozessen sollen die Arbeitsabläufe in einer Gruppe oder mit Kunden vereinheitlicht und damit vereinfacht werden. Transparenz steht hier im Vordergrund.
Durch die Open Source Workfow Technologie Imixs Workflow steht eine mächtige Workflow Management Software zur Verfügung, um auch komplexe Abläufe in Projekten zu realisieren. Solche Abläufe sind in der Online Variante nicht enthalten. Nicht zuletzt deshalb, um einen schnellen Einstieg zu erleichtern. Wer trotzdem den Wunsch nach einem erweiterten oder neuen Geschäftsprozess hat kann über das Online Forum jederzeit diese Idee mit den Entwicklern von ShareYourWork diskutieren. Nicht zuletzt durch Anregungen und Ideen von Nutzern wird die Plattform ständig weiterentwickelt und bieten immer wieder neue Funktionen und Möglichkeiten eigenen Projekte effektiv zu verwalten.
Wer darüber hinaus gehende Anforderungen hat kann über die Mietmodelle auch eine individuelle Workflow Management Lösung im Unternehmen einsetzen, die ein Höchstmaß an Flexibilität bietet.
Durch die Offenheit von ShareYourWork und das Open Source Projekt Imixs Workflow stellt diese Lösung neue Möglichkeiten im Bereich Workflow Management Lösung bereit.
Posted at 04:16PM Mrz 08, 2010
Posted by: Ralph
Category: Allgemein