Tutorial - Die ersten Schritte in ShareYourWork
Das folgende Tutorial soll einen Einblick in die Arbeitsweise von ShareYourWork geben und eine Hilfestellung für die Benutzung der Online Workflow Plattform geben.
Arbeitsabläufe in Teams organisieren
Arbeitsabläufe in Teams oder mit Kunden erfordern ein abgestimmtes
vorgehen. Informationen müssen allen zur Verfügung stehen. Offene
Aufgaben oder bereits erledigte Vorgänge oder Beschlüsse müssen
transparent sein, damit die Kommunikation in einem Projekt klappt. Es
gibt vielfältige Projekt Software – auch im Internet. Doch meist steht
das Erfassen und Ablegen von Informationen im Vordergrund. Nicht jedoch
wie diese zustande kommen. Die Folge – wer nicht aufpasst schafft nur
ein weiteres Informationsmonster. Der Erfolg eines Projektes kann damit
nicht garantiert werden.
Um
ein Projekt erfolgreich zu organisieren, muss eben auch festgelegt
werden, wie einzelne Aufgaben durchgeführt werden sollen.
ShareYourWork will genau diese Lücke schließen.
Mit
ShareYourWork kann über die Auswahl vordefinierter Geschäftsprozesse
für jedes Projekt festgelegt werden, wie Aufgaben in einem Team
durchgeführt werden sollen. Geschäftsprozesse - auch Workflows genannt
– regeln hier den Arbeitsablauf einzelner Aufgaben innerhalb eines
Projektes. So führen alle Teammitglieder eines Projektes Aufgaben auf
dieselbe Weise durch. Der Workflow legt fest, wer im Team eine Aufgabe
als nächstes bearbeiten darf und dokumentiert automatisch sämtliche
Arbeitsschritte.
Anmeldung und Registrierung
Ruft
man die Webseite (http://www.shareyourwork.org/syw) auf, – und das ist die erste Überraschung – ist keine
Registrierung notwendig. ShareYourWork nutzt zur Anmeldedung OpenID.
OpenID
ist ein offener Standard, mit dem die Anmeldung an unterschiedlichen
Websites über nur eine persönliche URL möglich ist. Somit ist die
Anmeldung in jedem Fall nur einmal beim OpenID Dienstanbieter nötig. So
kann für die Anmeldung auch ein Google oder Yahoo Account verwendet
werden.
Wer noch nicht in Besitz einer OpenID ist der kann
alternativ über die Auswahlbox neben dem Eingabefeld einen der
bekannten OpenID Anbieter auswählen und sich auf einer der Seiten einen
Account beschaffen. Anschließend ist damit ein Login kein Problem.
Erste Schritte – Ein neues Projekt erstellen
Nachdem
die Anmeldung geschafft ist, erstellt ShareYourWork automatisch ein Beispielprojekt. Sie haben die Möglichkeit dieses später zu verändern.
Man
landet nun auf der News Seite des Systems. Hier werden neue Projekte, aktuelle Aufgaben und Nachrichten
angezeigt.
Auf der rechten Seite befindet sich eine Navigationsbox in der Sie je nach aktuellem Arbeitsschritt wichtige Funktionen finden. Darunter sehen Sie aktuelle News.
Um das bereits erstellte Projekt zu öffnen klicken Sie auf den Projektnamen in der linken Box "Meine Projekte". Sie sehen daraufhin die aktuelle
Aufgabenliste zu diesem Projekt. Anfangs ist diese liste natürlich noch leer.
Im oberen Bereich der Aufgabenliste haben Sie die Möglichkeit eine neue Aufgabe zu starten.
Welche Arten von neuen Aufgaben in diesem Projekt gestartet werden können legen die ausgewählten Geschäftsprozesse fest welche man innerhalb eines Projektes bearbeiten kann.
Klicken Sie auf den Link "Aufgabenmanagement" um eine neue Aufgabe in Ihrem Projekt zu starten. Es öffnet sich ein Formular in welchem Sie alle notwendigen Informationen erfassen können.
Im unteren Bereich des Fomulars finden Sie verschiedene Aktionsschaltflächen. Diese hängen zum einen vom gewählten Geschäftsprozess aus zum anderen vom aktuellen Status des jeweiligen Vorgangs. Im "Aufgabenmanagement" können eine neue Aufgabe beispielsweise 'Unterbrechen', 'Weiterleiten' oder 'Erledigen'.
Benutzerverwaltung – Teammitglieder
Die
Benutzerverwaltung können Sie für jedes Projekt selbst vornehmen. Sie
können neue Teammitglieder hinzufügen sofern Sie dessen Nutzernamen
kennen oder diese einfach per Email einladen. In der Aufgabenliste eines Projektes können Sie über den Link "Projekt bearbeiten" die Einstellungen des Projektes ändern.
In der Maske "Projekt bearbeiten" sehen Sie mehrere Reiter. Über den Reiter "Projejt Team" können Sie die Teammitglieder verwalten. Die
Rechtevergabe ist bei ShareYourWork extrem einfach. Im Grunde gilt –
alle Teamitgleider arbeiten in einem Projekt zusammen. Das bedeute das
Sie zwar eine einzelne Aufgabe zur Bearbeitung übernehmen können, nicht
jedoch andere von einem Vorgang ausschließen.
Letztendlich ist
dies durch den übergeordneten Geschäftsprozess geregelt. Also den
Workflow. Ist dieser sehr einfach wie zum Beispiel bei einem
Aufgabenmanagement können alle Teammitglieder eine Aufgabe jederzeit
bearbeiten oder abschließen. In anspruchsvolleren Geschäftsprozessen
ist es aber auch möglich die Bearbeitung vorübergehend nur durch die
Projektverantwortlichen durchführen zu lassen. Z.B. bei einer
Kundenanfrage oder einem Beschwerdemanagement. Es können so mit
ShareYourWork selbst komplexeste Geschäftsprozesse mit vielen
unterschiedlichen Arbeit schritten, Teams und Verantwortlichkeiten
abgebildet werden. Dies soll aber hier nicht näher betrachtet werden.
Geschäftsprozesse ändern
Soll
die Arbeitsweise in einem Projekt verändert werden, können Sie Ihrem
Projekt neue Geschäftsprozesse zuweisen. Über den "Reiter" „Geschäftsprozesse“ sehen Sie welche Workflows derzeit Ihrem Projekt zugewiesen wurden.
Über
die Auswahlliste können einzelne Workflows in das Projekt übernommen werden. Diese Workflows stehen anschließend allen
Teammitgliedern zur Verfügung. Jedem Workflow ist dabei auch ein
entsprechendes Formular zugeordnet das den jeweiligen Arbeitsablauf
optimal unterstützt.
Haben sich Arbeitsabläufe in einem Projekt
nicht bewährt, können diese umgekehrt auch wieder aus dem Projekt
entfernt werden. Damit ist ShareYourWork dazu geeignet, innerhalb einer
Organisation Geschäftsprozesse in ihren oft vielfältigen Ausprägungen
zu testen und so das Optimum einer IT gestützten Workflowlösung zu
erarbeiten.
Kommunikation im Projekt
ShareYourWork versucht die Kommunikation in einem Projekt zu vereinfachen und verzeichnet daher weitgehend auf Email. Aktuelle Aufgaben können über die Aufgabenlisten von allen Teammitgleider abgerufen und bearbeitet werden. Eine einzelne Aufgabe kann dabei beliebig viele Informationen enthalten. Auch wird automatisch dokumentiert wer wann eine Aufgabe bearbeitet hat. So sind alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen Stand. Sollen über die definierten Prozesse hinaus Informationen innerhalb eines Projektes ausgetauscht werden kann auf die Projekt Notiz zurückgegriffen werden. Das sind kleine Projekte Nachrichten die jedes Teammitglied erstellen kann. Die Notizen werden im rechten Navigationsbereich angezeigt.
Um eine neue Notiz zu einem Projekt zu erstellen wählen Sie die Funktion "Notiz versenden". Sie können dann eine Kurze Nachricht erfassen und diese auch mit einem Link versehen.
Um
den Empfängerkrise muss man sich dabei keine Gedanken machen.
ShareYoruWork verteilt die Information automatisch an alle
Teammitglieder des jeweiligen Projekts.
Hat man eine Nachricht gelesen kann man diese natürlich auch aus der Newsliste löschen.
Über
Projektnachrichten lassen sich also einfach und schnell Informationen
im Team austauschen. Sei es der Hinweis auf einen fälligen Termin, die
Bereitstellung eines neuen Formulars oder das erfolgreiche erreichen
des Projektziels.
ShareYourWork will hier ganz bewusst nicht die
eingefahrenen Kommunikationswege eines Teams mit einem neuen Tool
erweitern. Instant Messagin, Foren oder Email sollen weiterhin von
einem Team so verwendet werden wie gewohnt. Das Ziel ist es relevante Informationen in Form von Aufgaben und Prozessen
innerhalb eines Projektes zu dokumentieren. Für alles andere greift man
besser direkt zum Telefon oder einem IM Client.
Wie geht es weiter?
ShareYourWork
ist eine neue Online Workfow Plattform die einen anderen Weg geht um
Projekte online im Team zu verwalten. Durch die Auswahl von
Geschäftsprozessen sollen die Arbeitsabläufe in einer Gruppe oder mit
Kunden vereinheitlicht und damit vereinfacht werden. Transparenz steht
hier im Vordergrund.
Durch die Open Sourc Workfow Technologie Imixs
Workflow steht eine mächtige Workflow Management Software zur Verfügung
um auch komplexe Abläufe in Projekten zu realisieren.
Posted at 10:34AM Mrz 06, 2010
Posted by: Ralph
Category: Allgemein