Tutorial - Die ersten Schritte in ShareYourWork
Das folgende Tutorial soll einen Einblick in die Arbeitsweise von ShareYourWork geben und eine Hilfestellung für die Benutzung der Online Workflow Plattform geben. Fragen zu einzelnen Funktionen oder Geschäftsprozessen können auch über das Forum diskutiert werden.
Arbeitsabläufe in Teams organisieren
Arbeitsabläufe in Teams oder mit Kunden erfordern ein abgestimmtes
vorgehen. Informationen müssen allen zur Verfügung stehen. Offene
Aufgaben oder bereits erledigte Vorgänge oder Beschlüsse müssen
transparent sein, damit die Kommunikation in einem Projekt klappt. Es
gibt vielfältige Projekt Software – auch im Internet. Doch meist steht
das Erfassen und Ablegen von Informationen im Vordergrund. Nicht jedoch
wie diese zustande kommen. Die Folge – wer nicht aufpasst schafft nur
ein weiteres Informationsmonster. Der Erfolg eines Projektes kann damit
nicht garantiert werden.
Um
ein Projekt erfolgreich zu organisieren, muss eben auch festgelegt
werden, wie einzelne Aufgaben durchgeführt werden sollen.
ShareYourWork will genau diese Lücke schließen.
Mit
ShareYourWork kann über die Auswahl vordefinierter Geschäftsprozesse
für jedes Projekt festgelegt werden, wie Aufgaben in einem Team
durchgeführt werden sollen. Geschäftsprozesse - auch Workflows genannt
– regeln hier den Arbeitsablauf einzelner Aufgaben innerhalb eines
Projektes. So führen alle Teammitglieder eines Projektes Aufgaben auf
dieselbe Weise durch. Der Workflow legt fest, wer im Team eine Aufgabe
als nächstes bearbeiten darf und dokumentiert automatisch sämtliche
Arbeitsschritte.
Anmeldung und Registrierung
Ruft
man die Webseite (http://www.shareyourwork.org/syw) auf, – und das ist die erste Überraschung – ist keine
Registrierung notwendig. ShareYourWork nutzt zur Anmeldedung OpenID.
OpenID
ist ein offener Standard, mit dem die Anmeldung an unterschiedlichen
Websites über nur eine persönliche URL möglich ist. Somit ist die
Anmeldung in jedem Fall nur einmal beim OpenID Dienstanbieter nötig. So
kann für die Anmeldung auch ein Google oder Yahoo Account verwendet
werden.
Wer noch nicht in Besitz einer OpenID ist der kann
alternativ über die Auswahlbox neben dem Eingabefeld einen der
bekannten OpenID Anbieter auswählen und sich auf einer der Seiten einen
Account beschaffen. Anschließend ist damit ein Login kein Problem.
Erste Schritte – Ein neues Projekt erstellen
Nachdem
die Anmeldung geschafft ist, starte ShareYourWork einen Wizzard mit dem
man die Möglichkeit erhält ein neues Projekt aus einer von mehreren
Vorlagen zu erstellen. Der Vorteil hier - die Anlage eines Projektes
mit unterschiedlichen Workflows dauert nur wenige Sekunden.
Nach Auswahl einer geeigneten Vorlage....
kann man seinem Projekte einen Titel und eine kurze Beschreibung geben....
Danach wird das Projekt automatisch angelegt.
Man
landet nun auf der News Seite des Systems. Hier werden später
Nachrichten aus eigenen Projekte oder Projekten an denen man Teilnimmt
angezeigt. Dies ist gleichzeitig die Startseite.
Auf der rechten Seite befindet sich eine Toolbar die bereits das neu Erstellte Projekt enthält.
Die
Toolbar kann jeder Nutzer selbst verwalten. So kann man häufig
benötigte Projekte oder Aufgaben einfach per Maus in die Toolbar ziehen
und schon werden diese dort für einen schnellen Zugriff angezeigt.
Öffnet
man das neu erstellte Projekt über die Toolbar erscheint die aktuelle
Aufgabenliste zum Projekt – diese ist jetzt natürlich noch leer.
Um eine neue Aufgabe zu starten klickt man auf „Aufgabe starten“
Welche
Arten von neuen Aufgaben in diesem Projekt gestartet werden können
legen die ausgewählten Geschäftsprozesse fest welche man durch die
Erstellung der Projektvorlage gewählt hat. Aber auch dies kann man
später jeder Zeit ändern.
Typische Geschäftsprozesse sind hier Terminmanagement, Aufgabenmanagement oder Protokolle.
Startet
man eine neue Aufgabe öffnet sich ein für die Aufgabe geeignetes
Formular in welchem man alle notwendigen Informationen erfassen kann.
Persönliche Einstellungen
Über
den Menüpunkt Profile kann man jederzeit die Einstellungen seines
Nutzerprofils verändern. Dazu zählt zum Beispiel die Sprache oder auch
das Erscheinungsbild von ShareYourWork. Nutzt man die erweitern
Möglichkeiten von dieser Plattform kann das Erscheinungsbild auch
vollständig an die eigene CI angepasst werden.
Benutzerverwaltung – Teammitglieder
Die
Benutzerverwaltung können Sie für jedes Projekt selbst vornehmen. Sie
können neue Teammitglieder hinzufügen sofern Sie dessen Nutzernamen
kennen oder ihn einfach per Email einladen. Ein Projekt können Sie über
den Menüpunkt „Meine Projekte“ öffnen und bearbeiten.
Die
Rechtevergabe ist bei ShareYourWork extrem einfach. Im Grunde gilt –
alle Teamitgleider arbeiten in einem Projekt zusammen. Das bedeute das
Sie zwar eine einzelne Aufgabe zur Bearbeitung übernehmen können, nicht
jedoch andere von einem Vorgang ausschließen.
Letztendlich ist
dies durch den übergeordneten Geschäftsprozess geregelt. Also den
Workflow. Ist dieser sehr einfach wie zum Beispiel bei einem
Aufgabenmanagement können alle Teammitglieder eine Aufgabe jederzeit
bearbeiten oder abschließen. In anspruchsvolleren Geschäftsprozessen
ist es aber auch möglich die Bearbeitung vorübergehend nur durch die
Projektverantwortlichen durchführen zu lassen. Z.B. bei einer
Kundenanfrage oder einem Beschwerdemanagement. Es können so mit
ShareYourWork selbst komplexeste Geschäftsprozesse mit vielen
unterschiedlichen Arbeit schritten, Teams und Verantwortlichkeiten
abgebildet werden. Dies soll aber hier nicht näher betrachtet werden.
Das Aufgabenmanagement
Haben
Sie einmal mehrere Aufgaben zu einem Projekt erfasst, können Sie den
Fortschritt jeder Zeit über die Aufgabenlisten einsehen.
Es
stehen unterschiedliche Listen zur Verfügung. Damit wird es einfacher
aktuelle oder noch zur Bearbeitung offenen aufgaben abzurufen. Über das
Menü „Meine Aufgaben“ können die Listen aufgerufen werden.
Ist eine
Aufgabe erledigt kann Sie über die Archiv Funktion archiviert werden.
Selbstverständlich kann man eine Aufgabe auch jeder zeit wieder aus dem
Archiv holen und erneut bearbeiten.
Geschäftsprozesse ändern
Soll
die Arbeitsweise in einem Projekt verändert werden, können einem
Projekt jederzeit neue Geschäftsprozesse zugewiesen werden. Über das
Bearbeiten eines Projektes kann in der Rubrik „Geschäftsprozesse“ die
Auswahl der Workflows verändert werden.
Über
die Auswahl aus einer Liste können einzelne Workflows per Drag&
Drop in das Projekt übernommen werden. Danach stehen diese allen
Teammitgliedern zur Verfügung. Jedem Workflow ist dabei auch ein
entsprechendes Formular zugeordnet das den jeweiligen Arbeitsablauf
optimal utnerstützt.
Haben sich Arbeitsabläufe in einem Projekt
nicht bewährt, können diese umgekehrt auch wieder aus dem Projekt
entfernt werden. Damit ist ShareYourWork dazu geeignet innerhalb einer
Organisation Geschäftsprozesse in ihren oft vielfältigen Ausprägungen
zu testen und so das Optimum einer IT gestützten Workflowlösung zu
erarbeiten.
Einige der aktuell angebotenen Workflows sind:
- Aufgabenmanagement
- Änderungsmangagement / Changemanagement
- Problemmanagement / Ticketmanagement
- Kunden- / Kontaktmanagement
- Protokolle
Kommunikation im Projekt
ShareYourWork
versucht die Kommunikation in einem Projekt zu vereinfachen und
verzeichnet daher weitgehend auf Email. Aktuelle Aufgaben können über
die Aufgabenlisten von allen Teammitgleider abgerufen und bearbeitet
werden. Eine einzelne Aufgabe kann dabei beliebig viele Informationen
enthalten. Auch wird automatisch dokumentiert wer wann eine Aufgabe
bearbeitet hat. So sind alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen
Stand. Sollen über die definierten Prozesse hinaus Informationen
innerhalb eines Projektes ausgetauscht werden kann auf die Projekt
Notiz zurückgegriffen werden. Das sind kleine Projekte Nachrichten die
jedes Teammitglied erstellen kann. Die Notizen werden auf der
Startseite automatisch angezeigt.
Um
den Empfängerkrise muß man sich dabei keine Gedanken machen.
ShareYoruWork verteilt die Information automatisch an alle
Teamitglieder des jeweiligen Projektes.
Hat man eine Nachricht gelesen kann man diese natürlich auch aus der persönlichen news Seite löschen.
Über
Proejtknachtichten lassen sich also einfach und schnell Informationen
im Team austauschen. Sei es der Hinweis auf einen fälligen Termin, die
Bereitstellung eines neuen Formulars oder das erfolgreiche erreichen
des Projektziels.
ShareYourWork will hier ganz bewusst nicht die
eingefahrenen Kommunikationswege eines Teams mit einem neuen Tool
erweitern. Instant Messagin, Foren oder Email sollen weiterhin von
einem Team so verwendet werden wie gewohnt. Das Ziel ist es
projektrelevanten Informationen in Form von Aufgaben und Prozessen
innerhalb eines Projektes zu dokumentieren. Für alles andere greift man
besser direkt zum Telefon oder einem IM Client.
Wie geht es weiter?
ShareYourWork
ist eine neue Online Workfow Plattform die einen anderen Weg geht um
Projekte online im Team zu verwalten. Durch die Auswahl von
Geschäftsprozessen sollen die Arbeitsabläufe in einer Gruppe oder mit
Kunden vereinheitlicht und damit vereinfacht werden. Transparenz steht
hier im Vordergrund.
Durch die Open Sourc Workfow Technologie Imixs
Workflow steht eine mächtige Workflow Management Software zur Verfügung
um auch komplexe Abläufe in Projekten zu realisieren. Solche Abläufe
sind in der Online Variante nicht enthalten. Nicht zuletzt deshalb um
einen schnellen Einstige zu erleichtern. Wer trotzdem den Wunsch nach
einem erweiterten oder neuen Geschäftsprozess hat kann über das Online
Forum jederzeit diese Idee mit den Entwicklern von ShareYourWork
diskutieren. Nicht zuletzt durch Anregungen und Ideen von Nutzern wird
die Plattform ständig weiterentwickelt und bieten immer wieder neue
Funktionen und Möglichkeiten eigenen Projekte effektiv zu verwalten.
Wer
darüber hinaus gehende Anforderungen hat kann über die Mietmodelle auch
eine individuelle Workflow Managmeent Lösung im Unternehmen einsetzen
die ein Höchstmaß an Flexibilität bietet.
Durch die Offenheit von
ShareYourWork und das Open Source Projekt Imixs Workflow stellt diese
Lösung neue Möglichkeiten im Bereich Workflow Management Lösung bereit.
Posted at 09:34AM Mrz 06, 2010
Posted by: Ralph
Category: Allgemein